Bitte vollständig lesen. Stand/Version: 2026-06
HILO-Basis • Software-as-a-Service • Belegsortierung
Nutzerin: Die natürliche Person, die sich als selbständige/r Beratungsstellenleiter/in des Lohnsteuerhilfevereins HILO e.V. registriert (nachfolgend „Nutzerin“)
(1) Die Anbieterin stellt der Nutzerin einen browserbasierten SaaS-Dienst zur automatisierten Sortierung steuerlicher Belege der Vereinsmitglieder der HILO-Beratungsstelle zur Verfügung („Software“ / „Dienst“).
(2) Dieser Vertrag regelt ausschließlich das HILO-Basis-Paket. Die optionale Erweiterung für ASG-Mandate ist Gegenstand einer gesonderten Ergänzungsvereinbarung (ASG-Ergänzungsvereinbarung), die nur in Verbindung mit diesem Vertrag gültig ist.
(3) Der Dienst läuft ausschließlich über den Browser. Eine Installation findet nicht statt.
(1) Der Zugang wird erst nach vollständiger Vorauszahlung des Startkontingents freigeschaltet.
(2) Bei Erstanmeldung sowie bei jeder Verlängerung ist vor Freischaltung ein Screenshot aus dem HILO-Extranet (Statistikbereich) einzureichen, der die Mitgliederzahl der Beratungsstelle zum 1. Januar ausweist. Ohne diesen Nachweis erfolgt keine Freischaltung.
(3) Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.
(1) Die Periode beginnt mit der Freischaltung und endet am 28. Februar des Folgejahres („Periodenende“). Hintergrund ist die Abgabefrist für Steuererklärungen durch Beratungsstellen.
(2) Die Vereinbarung verlängert sich automatisch um eine weitere Periode (1. März bis 28. Februar), sofern sie nicht fristgerecht gekündigt wird.
(3) Die Nutzerin kann die Vereinbarung mit einer Frist von vier (4) Wochen zum Periodenende, spätestens also bis zum 31. Januar, schriftlich oder per E-Mail kündigen. Die Anbieterin erinnert die Nutzerin jährlich spätestens am 15. Januar per E-Mail an die bevorstehende Kündigungsfrist.
(4) Bei Auto-Renewal ist der aktuelle Screenshot zum 1. Januar vor Freischaltung einzureichen. Weicht die Mitgliederzahl ab, wird das Kontingent angepasst und die Differenz nachberechnet oder gutgeschrieben.
(5) Die Anbieterin ist berechtigt, die Vereinbarung aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen, insbesondere bei Verstoß gegen Nutzungsbedingungen, falschen Nachweisen oder unzulässiger Weitergabe von Zugangsdaten.
(1) Beginnt die Nutzung nicht zum 1. März, wird das Startkontingent pro rata berechnet:
(2) Beispiel: 120 Mitglieder, Start September → 6 Monate (Sep–Feb) → 60 Analysen.
(1) Es gelten folgende Konditionen:
(2) Das Kontingent wird im Voraus bezahlt (Prepaid). Ohne Zahlung erfolgt keine Freischaltung.
(3) Nachkauf ist ausschließlich in 10er-Paketen möglich. Nachkauf-Pakete verfallen am Periodenende, sofern nicht verbraucht.
(4) Rechnungen werden automatisch als ZUGFeRD-PDF ausgestellt und elektronisch übermittelt.
(5) Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
(1) Nicht verbrauchte Analyse-Einheiten verfallen ersatzlos am Periodenende (28. Februar). Ein Anspruch auf Rückerstattung oder Übertrag besteht nicht. Ausnahme: Unterschreitet die Verfügbarkeit des Dienstes in der Periode 99,0 %, verfallen Einheiten nur anteilig im Verhältnis der tatsächlichen Verfügbarkeitszeit; der Betrag wird gutgeschrieben oder verrechnet.
(2) Der Verfall ist sachlich begründet durch die saisonale Struktur der Steuerberatung. Die Verfügbarkeit wird durch ein automatisiertes Monitoring-System mit Zeitstempel-Log dokumentiert; Nachweis auf Anfrage binnen 14 Tagen.
(3) Die Anbieterin informiert die Nutzerin spätestens 14 Tage vor Periodenende per E-Mail über bevorstehenden Verfall und aktuellen Kontingentstand.
(1) Bei vollständigem Verbrauch des Kontingents sperrt das System automatisch weitere Analysen („harte Sperre“).
(2) Der Zugriff auf bereits erstellte Ergebnisse und deren Export bleiben auch bei Sperre uneingeschränkt möglich.
(3) Die Nutzerin wird per E-Mail gewarnt, sobald 10 Einheiten verbleiben, sowie bei Eintritt der Sperre.
(4) Die Sperre wird aufgehoben, sobald ein Nachkauf-Paket bezahlt und gutgeschrieben ist.
(1) Die Nutzerin kann ihr Nutzungsprotokoll jederzeit im Dienst einsehen und exportieren.
(2) Das Protokoll enthält ausschließlich: Datum/Uhrzeit, Mitgliedsnummer, Veranlagungsjahr. Keine Namen oder Beleginhalte (Datenminimierung gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
(1) Die Nutzerin darf die Lizenz auf eine/n Nachfolger/in in der Leitung der Beratungsstelle übertragen. Die Übertragung ist der Anbieterin unverzüglich schriftlich anzuzeigen.
(2) Das übertragene Kontingent gilt bis zum laufenden Periodenende; nicht verbrauchte Einheiten verfallen dann. Der/die Nachfolger/in kann für die neue Periode ein eigenes Kontingent erwerben.
(3) Unterlizenzierung oder Übertragung an Personen, die nicht Beratungsstellenleiter/in bei HILO sind, ist ausgeschlossen.
Die Nutzerin stimmt bereits mit Abschluss dieser Vereinbarung ausdrücklich und unwiderruflich zu, dass die Anbieterin alle Rechte und Pflichten aus dieser Vereinbarung im Wege der vollständigen Vertragsübernahme auf eine von ihr gegründeten oder zu gründende GmbH übertragen kann. Die GmbH tritt in diesem Fall vollständig an die Stelle der Anbieterin; die Anbieterin scheidet aus dem Vertragsverhältnis aus und haftet nach dem Übergangszeitpunkt nicht mehr persönlich. Die Information über den Übergang erfolgt in Textform, insbesondere durch eine beim nächsten Login der Nutzerin angezeigte Benachrichtigung im Dienst, die aktiv bestätigt werden muss. Datum, Uhrzeit und Nutzer-ID der Bestätigung werden protokolliert und gelten als Nachweis des Zugangs. Die Information muss spätestens vier (4) Wochen vor dem Übergangszeitpunkt erfolgen und den genauen Übergangszeitpunkt sowie die GmbH namentlich benennen. Als Ausgleich steht der Nutzerin ein außerordentliches Kündigungsrecht zu, das innerhalb von vier (4) Wochen ab Zugang der Mitteilung in Textform ausgeübt werden muss. Im Fall der Kündigung werden bereits gezahlte, nicht verbrauchte Einheiten anteilig erstattet. Wird das Kündigungsrecht nicht fristgerecht ausgeübt, gilt die Vertragsübernahme durch die GmbH als endgültig genehmigt.
(1) Bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit haftet die Anbieterin unbeschränkt. Bei fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten – insbesondere: Bereitstellung des Dienstes und Gewährleistung der Datensicherheit) bleibt die Haftung dem Grunde nach erhalten, ist jedoch der Höhe nach auf die in der laufenden Periode gezahlte Gesamtvergütung begrenzt. Für alle übrigen fahrlässigen Pflichtverletzungen ist die Haftung ausgeschlossen, insbesondere für:
(2) Die Nutzerin ist verpflichtet, alle Sortierungsergebnisse vor der Weiterverarbeitung selbst zu prüfen. Die Verantwortung für die abschließende Verarbeitung liegt ausschließlich bei der Nutzerin.
(3) Unberührt bleiben die Haftung für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz. Diese Ausnahmen gelten auch zugunsten von Erfüllungsgehilfen der Anbieterin.
(4) Eine Verpflichtung zur Einhaltung bestimmter Verfügbarkeiten (SLA) besteht nicht.
(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Vertrages erfolgt gemäß den Bestimmungen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), die als Anlage 1 Bestandteil dieser Vereinbarung ist.
(2) Die Anbieterin ist Auftragsverarbeiterin i.S.d. Art. 28 DSGVO. Die Nutzerin ist Verantwortliche. Beide Parteien verpflichten sich, die Regelungen der AVV einzuhalten.
(3) Die Nutzerin nimmt die AVV mit separater Bestätigung im Registrierungsprozess an (eigener Haken mit Zeitstempel-Protokollierung).
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Neuss.
(2) Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen der Textform (lesbare, dauerhafte Erklärung; § 126b BGB).
(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Unwirksame Klauseln werden durch wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommen.
(4) Diese Vereinbarung ersetzt alle früheren Absprachen zum Vertragsgegenstand.
Neuss, Stand: Juni 2026